以前の記事では、ルート営業における「電話のコツ」についてお話しました。
その際にも少しお話ししましたが、今回は「メール」についてお話したいと思います。
・直接会って話をする
・電話対応
の次に密にコミュニケーションを取れるのが「メール」。
文書でしっかり記録に残せるので、最近のコミュニケーションツールとしてはかなりメジャーになりました。
ですが、文章だけでは相手に伝わりにくい事柄もビジネスシーンでは多々有る為、使い方を間違えるとトラブルを引き起こしかねない繊細なコミュニケーションツールでもあります。
今回はメールに関して、ルート営業ならではの使い方とコツを抑えておきたいと思います。
何を伝えたいか？を明確にする
時々来るメールの中で、
「一体この人は何を伝えたいんだろう……？？？」
と言うメールを見掛ける事が有ります。
メールだけで伝えられる情報量には限界がありますので、メールでアレもコレも伝えようとすると、文章が散漫になり、結論が分かりにくく、残念なメールになってしまいます。
メールなので、送った相手にもこちらにも証拠が残ってしまいますし、「この人はコミュニケーションが下手なのかな？」というマイナスイメージを与えかねないので、非常に損をしてしまいます。
起承転結をしっかり守り、結論を明確にし、何を伝えたいかをしっかり文章化しておく。
私の先輩が良く実施しますが、他の人に見て貰い、添削して貰うのも良いかもしれません。
メールでのコミュニケーションは手軽な分多用しがちですが、受け取る相手が迷惑と感じない様な文書スキルを身に付けておくのが肝心となります。
ビジネスメール独特の「ルール」を抑えておく
ビジネスで利用されるメールは、皆様がプライベートで使うメールと違い、様々なルールが存在します。
・件名の書き方
・本文の書き方
・TO、CC、BCCの使い方
・添付ファイル
・署名
etc…
数多く有りますが、全てを把握し、使いこなせているビジネスマンは数少ないと思います。
送るメール一通一通に気を配り、ルールに適したメールを作る。
ビジネスメールがしっかり作れる人、と言う印象を植え付ける事が出来れば、
「この人はしっかり仕事が出来る人なんだな！」
という評価にも繋がりますので、知っておいて損は無いでしょう。
勿論、メールのマナー・ルールが分からないからと言って、「メールを使うな！」と言う事にはなりませんが、世の中にはそう言ったマナー・ルールを異常に気にする方もいらっしゃいますので、実践しながら覚えていきましょう。
相手がメールを読んだかどうかの確認は必ず行う
これは、②の「ビジネスメール独特の「ルール」を抑えておく」の中に含まれている話では有りますが、
相手に届いており、内容を確認したかどうかは必ず聞きましょう。
と言うのも、直接対話や電話と最も違うのは、
・双方向では無く、一方向コミュニケーションである
と言う事です。
メールと言うのは、自分がメールを送信したとしても相手が見ているかどうか分からないと言う弱点を抱えています。
相手が見られるタイミングで見られる、と言うメリットの一方で、投げっぱなしのコミュニケーションは時にトラブルの引き金にもなります。
相手が見ていないだけならまだしも、宛先が違っていたり、迷惑メールフォルダに届いてしまったり、システムトラブルでメールが送信されなかった、と言う事がたまに起こります。
相手にメールが届いているかどうかと、相手が内容を確認したかどうかの確認はしっかり行うようにしましょう。
まとめ-メールは便利だが、一方向コミュニケーションのツール
最近登場して来たコミュニケーションツールであるメールと言うのは、便利な一方、電話などには無い独特の弱点も抱えています。
一方通行のコミュニケーションツールである、と言う事をしっかり認識し、
・相手に届いているかどうか？
・内容が確認出来たか？
の確認はまず行わなければなりません。
仮に文章が完璧に書けていたとしても、相手には全然違う意味で捉えられていると言う事もありますし、
最近ではデータのやり取りに使われる事も有りますので、マナーやエチケットを守れないと相手から迷惑がられるかもしれません。
（最悪の場合、迷惑メールフォルダに入れられてしまう可能性もある）
メールならではのルールやマナーは多数存在するので、全て覚えておく必要はありませんが、正しく利用し、相手に気持ち良くなって貰う事を心掛けましょう！！